Bogotá, 24 de julio de 2025 – Multifox realizó con éxito el segundo encuentro virtual de su serie de webinars, dirigido a usuarios actuales y nuevas constructoras interesadas en mejorar su gestión comercial y operativa.
Su equipo de expertos en el CRM Multifox, liderado por Viviana Apolinar, Consultora Senior especializada en el sector inmobiliario, ha trabajado de la mano con empresas aliadas y con el respaldo de la inteligencia artificial de Microsoft, partner tecnológico, para impulsar una evolución estratégica en la Agenda del CRM.
Este cambio está diseñado para ofrecer mayor facilidad de uso, mejor visualización de procesos y una experiencia más eficiente para sus usuarios. Es un cambio dentro de la agenda, dentro del proceso y manejo de misma, con el objetivo de hacerla más intuitiva.
Durante el desarrollo del webinar, los asistentes pudieron conocer en detalle cómo funciona la Agenda del CRM, recorriendo paso a paso su aplicación dentro del proceso comercial.
Se destacaron los diferentes impactos que genera en la gestión de ventas, especialmente en la optimización del embudo comercial, permitiendo alcanzar una mayor tasa de conversión en la prospección de clientes.
¿Qué resuelve el embudo de ventas del CRM Multifox?
Durante su intervención en el webinar, Viviana Apolinar, Consultora Senior especializada en el sector inmobiliario, explicó que el embudo de ventas de Multifox permite visualizar con claridad el viaje del cliente.
“Nos ayuda a entender en qué momento ganamos o perdemos un cliente. Podemos ver cómo llegó, en qué etapa interactuó, qué le dijimos, qué respondimos, y qué tratamos o dejamos de tratar. Esa trazabilidad es clave para tomar mejores decisiones”, afirmó Viviana.
Además, destacó que esta herramienta permite identificar fugas dentro del proceso comercial, es decir, detectar con precisión en qué parte del recorrido se están perdiendo oportunidades.
“Muchas veces marketing está haciendo un gran trabajo de atracción, pero ventas se queda corta porque no entrega información oportuna. El embudo nos permite ver esos cuellos de botella y tomar acción”.
¿Cómo alcanzar la gran meta? ¿Qué son los Estados en el embudo de ventas y por qué son clave en Multifox?
Durante su intervención, Viviana Apolinar, también explicó la importancia de comprender y configurar correctamente los Estados del cliente dentro del CRM, ya que estos representan la “temperatura emocional” con la que cada cliente transita su proceso comercial.
“Los Estados son esa percepción emocional que tenemos del cliente: si está frío, dudoso o caliente. Nos ayudan a identificar cómo se siente, qué nivel de interés tiene y qué tipo de interacción ha tenido con el equipo comercial”, explicó Apolinar.
Comparó esta dinámica con una montaña rusa emocional: al inicio, el cliente puede sentirse frío o inseguro por falta de información; sin embargo, a medida que recibe una atención más empática, emocional y clara, puede subir su nivel de interés hasta convertirse en un prospecto caliente, listo para comprar.
También señaló que hay clientes en estado intermedio, con dudas o vacilaciones, y es clave reconocer estos matices para dar un seguimiento adecuado y estratégico.
Pero los Estados no funcionan solos. Para lograr una lectura más precisa del embudo, deben combinarse con las fases de probabilidad, es decir, el nivel de cercanía a la compra.
Multifox CRM permite personalizar estos estados y fases de probabilidad, adaptándolos a los procesos internos de cada empresa. Además, el equipo de soporte de Multifox ofrece capacitaciones y acompañamiento para que cada empresa pueda configurar correctamente sus parámetros desde el módulo de CRM.
Así funciona hoy el embudo de ventas en el CRM de Multifox
Multifox permite asignar colores, plazos y actividades obligatorias a cada estado, lo que facilita el seguimiento y asegura que ningún cliente quede sin gestionar. Si el cliente no está “descartado” y no tiene una actividad pendiente, el sistema automáticamente crea una tarea para el vendedor, garantizando continuidad en la atención.
El sistema ahora permite combinar los estados (emociones) con las fases de probabilidad (nivel de cercanía al cierre), ofreciendo un embudo de ventas más preciso.
“Esa combinación nos permite identificar oportunidades, predecir ventas, optimizar recursos y tomar decisiones con base en datos reales”, afirmó Viviana.
Cada empresa puede personalizar los porcentajes de probabilidad y definir sus propias fases según su proceso comercial.
El rediseño de la agenda comercial muestra en tiempo real:
- Clientes sin tareas programadas
- Clientes por fase y por estado
- Prospectos en riesgo de pérdida
- Seguimientos atrasados o pendientes
Además, Multifox CRM ahora incluye filtros por nivel de interés, para que cada vendedor pueda priorizar tareas, gestionar de forma más estratégica y cerrar el día con todas sus actividades al día.
Reasignación automática de leads
Como parte de las mejoras, se introdujeron dos modelos de reasignación automática de leads:
- Reasignación por turnos: distribuye los leads de forma rotativa entre los vendedores del proyecto.
- Reasignación por desempeño: asigna nuevos leads a quienes tienen mejor cumplimiento de actividades programadas.
“Quien más gestiona, más oportunidades tiene de vender y comisionar”, señaló Viviana.
Finalmente, también mencionó que gracias a la integración con Power BI, ahora se puede visualizar en la agenda:
- Qué gestión se hizo
- En qué Estado emocional estaba el cliente
- Qué proyecto tenía asociado
- Qué probabilidad de cierre tenía
Con esta actualización, Multifox transforma la forma en que los equipos comerciales visualizan y gestionan a sus prospectos, entregando herramientas para predecir, optimizar y cerrar más ventas, sin dejar cabos sueltos en el camino.
“El embudo no solo es una lista, es el reflejo de las emociones del cliente y la probabilidad de conversión. Si aprendemos a leerlo, sabremos exactamente en dónde invertir y cómo actuar”, concluyó Viviana Apolinar.
